Hướng dẫn viết email HTML chuẩn: dễ đọc, nhẹ, và hiển thị đúng trên mọi email client

Nếu bạn đang chạy email marketing cho sự kiện, mục tiêu thường rất rõ: tăng đăng ký, giảm no-show, và kéo người nhận bấm CTA đúng lúc. Muốn làm được vậy, phần định dạng email HTML phải ổn: hiển thị đẹp trên Gmail/Outlook, tải nhanh, và không “vỡ layout” trên mobile.

Bài này giúp bạn nắm khung HTML email và các best practices để email chạy ổn ở nhiều email client. Nếu bạn cần thêm template sẵn để triển khai nhanh (đặc biệt cho flow nhắc lịch kiểu nhắc 24h hoặc go-live trước 10–15 phút), tham khảo thư viện template email của Mailoodeer.

Lưu ý: HTML email khác HTML website. Nhiều email client có luật render riêng, nên cách “đúng” là ưu tiên ổn định, đơn giản, và test kỹ.

Hiểu đúng về email HTML (khác gì so với HTML website?)

Email HTML là email được định dạng bằng markup để bạn kiểm soát bố cục và trình bày: font, khoảng cách, nút CTA, hình ảnh, banner… Nhưng khác website, email client thường hạn chế CSS và xử lý HTML theo cách riêng, nên bạn phải viết theo chuẩn “email-safe”.

Thực tế, nhiều chiến dịch (ví dụ: webinar virtual/hybrid) cần nội dung rõ, dễ scan và nút bấm nổi bật. Một email HTML tốt giúp bạn truyền tải “ai–lợi ích–khi nào–ở đâu” ở phần đầu, và điều hướng người nhận vào đúng hành động.

Plain text vs. HTML: nên chọn cái nào?

Plain text

Plain text chỉ có chữ, không ảnh, không nút bấm, ít định dạng. Ưu điểm là nhẹ và đơn giản, nhưng hạn chế về bố cục và khả năng làm nổi bật CTA.

Email HTML

Email HTML cho phép bạn thêm hình, nút CTA, chia khối nội dung, nhấn mạnh bằng in đậm và sắp xếp layout. Điểm cần lưu ý: không phải email client nào cũng hỗ trợ CSS giống nhau, nên “đẹp ở chỗ này” không đồng nghĩa “đẹp ở mọi nơi”.

Quy trình 6 bước để soạn email HTML đúng chuẩn

Dưới đây là quy trình đơn giản để bạn soạn email HTML theo hướng ổn định và dễ bảo trì. Nếu bạn dùng editor kéo-thả, bạn vẫn nên hiểu các điểm này để biết vì sao email bị lệch hoặc lỗi hiển thị.

Bước 1: Xác định mục tiêu và 1 CTA chính

Một email nên có 1 mục tiêu chính (đăng ký, xem agenda, add-to-calendar, tham gia phòng, tải tài liệu…). Với event, CTA thường đổi theo mốc: add-to-calendar (sớm), nhắc 24h (confirm), go-live (tham gia ngay).

Bước 2: Chốt cấu trúc nội dung “dễ scan”

Email cần đọc nhanh: đoạn ngắn 2–4 câu, dùng bullet khi liệt kê, và đặt thông tin quan trọng ở phần trên màn hình. Nếu có ảnh/banner, hãy đảm bảo ảnh hỗ trợ CTA chứ không “chiếm chỗ”.

Bước 3: Dùng khung HTML email an toàn

Với email HTML, khung an toàn thường là table-based layout (bố cục bằng bảng) để tăng độ tương thích. Một số email client có thể bỏ qua hoặc “bẻ” các phần hiện đại (ví dụ CSS nâng cao), nên càng đơn giản càng bền.

Bước 4: Kiểm soát phần head và style theo email client

Nhiều email client có hạn chế với thẻ <style> hoặc xử lý khác nhau giữa head/body. Vì vậy, cách an toàn là ưu tiên inline style cho các thành phần quan trọng (nút CTA, padding, font-size).

Bước 5: Tối ưu ảnh và tải nhanh

Email load chậm làm người nhận bỏ qua. Hãy dùng ảnh đúng kích thước, nén hợp lý, và tránh nhồi nhiều media.

Bước 6: Test trước khi gửi thật

Test trên Gmail, Outlook, iOS Mail và Android (ít nhất 2–3 môi trường). Nếu bạn chạy event, test đặc biệt kỹ các link: add-to-calendar, link vào phòng cho virtual/hybrid, và nút go-live.

Best practices khi viết email HTML

Responsive theo màn hình

Email cần hiển thị rõ trên mobile. Hãy để khối nội dung chính đủ rộng, chữ dễ đọc, nút CTA đủ lớn để bấm bằng ngón tay.

Tương thích giữa các email client

Gmail/Outlook/iOS Mail có thể render khác nhau. Nguyên tắc là: layout đơn giản, tránh phụ thuộc vào các hiệu ứng “đẹp” nhưng kém tương thích.

Thiết kế cho mobile trước

Phần lớn người dùng mở email trên điện thoại. Nếu email của bạn chỉ đẹp trên desktop, bạn đang mất một phần lớn click.

Giữ nội dung rõ ràng, ít rối

Tránh quá nhiều ảnh, màu sắc và khối nội dung. Người nhận thường scan rất nhanh, nên hãy ưu tiên headline rõ và CTA nổi.

Mẫu chuỗi email cho sự kiện

Dù bài này nói về HTML email, nhiều team áp dụng ngay cho chiến dịch email marketing cho sự kiện. Chuỗi dưới đây giúp tăng đăng ký và giảm no-show nhờ nhịp gửi hợp lý. Bạn có thể lấy template sẵn để triển khai nhanh tại kho template email sự kiện của Mailoodeer.

Chuỗi 7 email gợi ý (6–8 email)

1. Save the date (trước 4–8 tuần): thông báo sớm để người nhận giữ lịch.
2. Announcement (mở đăng ký): lý do tham dự + CTA đăng ký.
3. Speaker/Agenda reveal (trước 2–3 tuần): tăng hứng thú, kéo click vào agenda.
4. Reminder #1 (trước 7 ngày): nhắc lịch + highlight phiên đáng xem.
5. Reminder #2 (nhắc 24h): confirm + add-to-calendar.
6. Go-live (trước 10–15 phút): 1 nút Tham gia ngay cho virtual/hybrid.
7. Follow-up (sau 2–24 giờ): recap + tài liệu/recording + survey.

Checklist nhanh trước khi bấm Send

• 1 email = 1 CTA chính (đăng ký / add-to-calendar / tham gia / xem agenda).
• Phần đầu phải có ai–lợi ích–khi nào–ở đâu và CTA nằm gần đầu.
• Link quan trọng (đặc biệt go-live) phải dễ thấy và bấm được trên mobile.
• Ảnh/banner có dung lượng hợp lý để tránh load chậm.
• Test trên ít nhất Gmail + Outlook + iOS/Android trước khi gửi toàn bộ.

Gợi ý subject line (tham khảo nhanh)

• [Save the date] {{Tên sự kiện}} — giữ chỗ trước khi kín lịch
• [Nhắc 24h] Mai gặp nhé: {{Tên sự kiện}} + link tham gia
• [Go-live] Bắt đầu lúc {{Giờ}} — bấm tham gia ngay

Đo lường hiệu quả: các chỉ số nên theo dõi

Email đẹp chỉ là nền. Điều quan trọng là bạn đo được hành vi và tối ưu dựa trên dữ liệu.

Open rate

Open rate phản ánh mức hấp dẫn của subject và độ phù hợp với tệp. Nếu mở thấp, ưu tiên tối ưu subject line và segment.

Click-through rate (CTR) và click-to-open rate (CTOR)

CTR cho bạn biết tỉ lệ người nhận bấm link. CTOR giúp bạn hiểu nội dung có đủ thuyết phục sau khi mở hay không.

Bounce rate và deliverability

Bounce cao thường đến từ email lỗi hoặc danh sách kém chất lượng. Deliverability thấp khiến email rơi spam, làm giảm hiệu quả toàn chiến dịch.

Unsubscribe và spam complaint

Nếu unsubscribe/spam tăng đột biến, đó là tín hiệu nội dung không đúng kỳ vọng hoặc tần suất quá dày. Hãy xem lại segment, tần suất và lời hứa trong nội dung.

Xu hướng: email sẽ “thông minh” hơn, nhưng nền tảng vẫn là chuẩn HTML

Nội dung tương tác nhẹ trong inbox

Poll, countdown, RSVP, hoặc CTA rõ ràng theo mốc thời gian giúp tăng hành động. Tuy nhiên, vẫn phải ưu tiên tương thích để tránh lỗi hiển thị.

Hyper-segmentation và cá nhân hoá theo hành vi

Nội dung đúng người đúng thời điểm thường thắng. Với Mailoodeer, bạn có thể chia tệp theo hành vi (mở/click/no-click) để gửi reminder hợp lý và giảm no-show.

Ý chính cần nhớ

• Email HTML khác HTML website: ưu tiên đơn giản, tương thích và test kỹ.
• Thiết kế để người nhận “scan” nhanh: đoạn ngắn, CTA rõ, ảnh vừa đủ.
• Đo lường để tối ưu: nhìn CTR/CTOR, bounce, deliverability để biết bạn cần sửa gì.

FAQ: Câu hỏi thường gặp về email HTML

Vì sao email HTML nhìn đẹp ở chỗ này nhưng vỡ ở chỗ khác?

Do email client render khác nhau và hỗ trợ CSS không đồng đều. Hãy dùng layout đơn giản và test trước khi gửi.

Nên ưu tiên mobile hay desktop?

Ưu tiên mobile-first. Ít nhất hãy đảm bảo chữ dễ đọc và nút CTA bấm tốt trên điện thoại.

Event online làm sao giảm no-show bằng email?

Dùng nhịp gửi rõ: xác nhận + add-to-calendar, nhắc 24h có agenda, và go-live trước 10–15 phút chỉ có 1 nút tham gia.

Test email ở đâu để chắc chắn?

Ít nhất gửi test vào Gmail + Outlook + iOS Mail. Nếu bạn gửi cho nhiều tệp, hãy test thêm Android và kiểm tra link/ảnh tải ổn.

Bắt đầu triển khai nhanh với Mailoodeer

Nếu bạn muốn có sẵn khung email HTML “an toàn” (đặc biệt cho chuỗi email sự kiện), hãy bắt đầu từ bộ tài nguyên email marketing thực chiến để lấy template, checklist, và cách set nhịp gửi.

Khi cần tối ưu sâu hơn (CTR/CTOR, deliverability, hoặc template theo ngành), bạn có thể xem tiếp tại trang tài nguyên email của Mailoodeer như một “playbook” để team triển khai lặp lại.