Tự động hoá Email Marketing: Gửi đúng người, đúng lúc, đúng thông điệp

Tự động hoá email giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả marketing

Là chủ doanh nghiệp, việc tối ưu nguồn lực—đặc biệt là thời gian—là cực kỳ quan trọng. Bạn muốn dành thời gian để phát triển kinh doanh, chứ không phải ngồi gửi từng email hay xử lý các yêu cầu lặp đi lặp lại. Có những việc bạn không cần phải “ôm” một mình, và email marketing là một trong số đó. Tin vui là bạn có thể tiết kiệm cả thời gian lẫn chi phí nhờ tự động hoá email.

Về bản chất, đây là việc dùng các quy tắc đã định nghĩa trước để kích hoạt email và cá nhân hoá nội dung dựa trên hành vi của khách hàng (hoặc việc họ không làm), thông qua công cụ email/marketing automation.

Ví dụ:

• Email chào mừng tự động khi khách đăng ký danh sách nhận tin.
• Gợi ý sản phẩm tương tự sau khi khách mua hàng trên website.
• Nhắc “giỏ hàng bị bỏ quên” khi khách thêm sản phẩm nhưng chưa hoàn tất thanh toán.

Tự động hoá email giúp loại bỏ các việc lặp đi lặp lại khỏi to-do list, để bạn có thời gian cho những việc giá trị hơn như phản hồi câu hỏi khách hàng, tư vấn, hoặc tối ưu sản phẩm/dịch vụ. Nó cũng giúp khách hiểu thương hiệu của bạn rõ hơn, khuyến khích họ quay lại, hoặc nhắc họ nhớ vì sao họ từng mua hàng.

Với vai trò marketer hoặc chủ doanh nghiệp, bạn luôn muốn giữ kết nối với khách. Tự động hoá email là một công cụ marketing automation rất mạnh: giúp bạn gửi đúng thông điệp, đến đúng người, vào đúng thời điểm bằng workflow tự động—đặc biệt hiệu quả cho nuôi dưỡng lead và cuối cùng là thúc đẩy doanh số từ cả khách mới lẫn khách hiện tại.

Tự động hoá email marketing là gì?

Tự động hoá email marketing là cách tạo ra email đến đúng người, với đúng nội dung, vào đúng thời điểm— mà bạn không phải làm lại thủ công mỗi lần. Hệ thống sẽ gửi các tin nhắn tự động dựa trên một công cụ marketing automation.

Khi bạn kết nối analytics website với nền tảng email marketing, bạn có thể nhắm mục tiêu theo hành vi, sở thích và lịch sử mua hàng. Từ đó, bạn cá nhân hoá trải nghiệm của từng khách và làm cho chiến dịch tự động trở nên “đúng người – đúng nhu cầu” hơn.

Lợi ích của tự động hoá email

Email marketing tự động giúp bạn:

1. Cá nhân hoá trải nghiệm khách hàng.

   Nghiên cứu cũng xác nhận điều mà đa số marketer đã biết: khách hàng rất thích sự cá nhân hoá.

   • 90% người tiêu dùng thấy nội dung được cá nhân hoá hấp dẫn ở mức “rất” hoặc “khá”.
   • Hình thức cá nhân hoá phổ biến nhất mà marketer sử dụng là email.

   Với tự động hoá email, bạn còn có thể tạo chuỗi email tự động để phát triển mối quan hệ với khách hàng và mở rộng doanh nghiệp—giúp email trở thành một kênh hiệu quả xuyên suốt phễu bán hàng.

2. Tận dụng tối đa nguồn lực của team marketing.

   Tự động hoá đang thay đổi cách nhiều đội ngũ vận hành. Với team email marketing, điều này có thể đồng nghĩa với việc giảm thời gian phải tự tổng hợp danh sách email và lên lịch gửi thủ công. Thay vào đó, team có thể tập trung cho các việc quan trọng hơn như xây dựng quan hệ khách hàng sâu hơn.

3. Cải thiện tỷ lệ giữ chân khách hàng.

   Bán cho khách hàng hiện tại thường dễ hơn và tiết kiệm chi phí hơn so với chuyển đổi khách mới. Nhờ tự động hoá, bạn có thể giữ liên lạc đều đặn với khách tốt hơn bao giờ hết: lên lịch để khách “nhận tin từ bạn” thường xuyên—và nội dung cần đủ liên quan để tạo tác động.

   Một email kiểu “Lâu rồi không gặp. Ghé thăm tụi mình nhé!” thường dễ bị bỏ qua. So với email sau:

   “Chào Joe, lâu rồi bạn chưa ghé. Tụi mình muốn chắc rằng bạn đã biết về ưu đãi mới nhất. Dòng máy in bạn hay mua linh kiện vừa ra model mới và đang giảm 20%. Ghé xem nhé!”

   Đây là ví dụ của một thông điệp đánh đúng nhu cầu, nên khả năng kéo khách quay lại sẽ cao hơn.

4. Giúp chiến lược marketing mở rộng quy mô.

   Nếu bạn gửi chuỗi email thủ công, quy mô đội ngũ sẽ giới hạn số lượng khách bạn có thể tiếp cận. Nếu tệp khách tăng gấp đôi, hoặc gấp ba, bạn có giữ được lịch gửi không?

   Khi dùng email tự động, bạn có thể mở rộng nỗ lực email marketing. Ví dụ: khi hệ thống đã được thiết lập để gửi email mỗi khi có người đăng ký qua form đăng ký tuỳ chỉnh, bạn không cần “canh” có nhân sự rảnh để gửi nữa. Hành vi của khách sẽ cho hệ thống biết bước tiếp theo nên gửi gì, mà không tạo thêm áp lực lên nguồn lực hạn chế.

Khách bỏ giỏ hàng? Gửi email nhắc ngay. Tự động kéo lại doanh thu bị bỏ lỡ.

Dùng tự động hoá email để phát triển doanh nghiệp

Trong tự động hoá email, trigger (điểm kích hoạt) là một ngày cụ thể, một sự kiện, hoặc một hoạt động của contact—để hệ thống gửi đi một thông điệp liên quan. Bạn có thể chọn trigger và nội dung theo hành trình của từng nhóm khách.

Một vài ví dụ để bắt đầu:

• Trigger: Subscriber mới
  Email: “Chào mừng!”

  Dù website của bạn là e-commerce, nhiều người ghé lần đầu chưa sẵn sàng mua ngay. Nếu bạn thu hút họ bằng nút “Đăng ký nhận tin”, vậy khi có email rồi bạn nên làm gì tiếp?

  Email chào mừng giống như lời cảm ơn sau buổi phỏng vấn: không có luật bắt buộc phải gửi, nhưng người ta sẽ để ý nếu bạn không gửi.

  • 74% người dùng kỳ vọng nhận email chào mừng khi họ đăng ký danh sách nhận tin.
  • Email chào mừng thường có lượt đọc cao hơn khoảng 4 lần và lượt click cao hơn khoảng 5 lần so với email marketing thông thường.
  • Có thể tạo doanh thu cao hơn đáng kể so với các email khuyến mãi khác.

  Khi bạn có subscriber mới, việc follow-up bằng một email chào mừng thân thiện có thể giúp biến lead mới thành khách hàng gần như không tốn thêm công sức.

• Trigger: Bỏ giỏ hàng
  Email: “Bạn quên gì đó phải không?”

  Thêm sản phẩm vào giỏ chỉ cần 1 click, nhưng để thanh toán thì cần nhiều bước hơn. Khoảng 70% người mua online bỏ giỏ vì nhiều lý do: phí ship cao, phải đăng ký tài khoản, hoặc lo ngại về bảo mật website.

  Email nhắc giỏ hàng bị bỏ quên có thể giúp bạn thu hồi doanh thu thất thoát. Khi bạn hiểu tệp khách và viết email rõ ràng, đúng lúc, bạn có thể kéo lại sự quan tâm của họ.

• Trigger: Sản phẩm mới hoặc chương trình khuyến mãi
  Email: “Có điều đặc biệt dành cho bạn!”

  Nếu bạn thông báo mọi sản phẩm mới/nâng cấp/khuyến mãi cho tất cả khách hàng, thông điệp rất dễ bị “lờn”.

  Email marketing tự động giúp bạn tránh bẫy này vì nó cho phép bạn thông báo đúng nhóm khách dựa trên sở thích. Nếu bạn đưa gợi ý sản phẩm cá nhân hoá vào chiến dịch email, doanh thu trên mỗi lượt mở email có thể tăng đáng kể.

Làm sao để tự động hoá email hiệu quả hơn?

1. Theo dõi phản hồi để thu thập thêm thông tin.

   Mỗi email tự động gửi đi là một cơ hội để bạn thu thập insight. Khi nhắm mục tiêu, mọi thứ bạn học được từ hành vi người nhận sẽ giúp bạn quyết định bước tiếp theo. Nếu khách không mở email giảm giá hoặc không click gợi ý, hãy thử một chiến thuật khác.

2. Ưu đãi đúng lúc, đúng mức.

   Phí ship cao là một trong những lý do lớn khiến người ta bỏ giỏ. Bạn không thể lúc nào cũng miễn phí ship hoặc giảm sâu, nhưng có thể gửi coupon/mã ưu đãi để thuyết phục. Đây là chiến thuật hiệu quả, nhưng đừng lạm dụng—nếu giảm quá nhiều, khách sẽ “quen” và chờ giảm tiếp.

3. Tạo drip campaign (chiến dịch “nhỏ giọt”) tự động.

   Nhiều người cần tương tác vài lần trước khi trở thành khách hàng. Drip campaign là chuỗi nội dung hữu ích được gửi dần theo thời gian về công ty/sản phẩm/ngành. Muốn hiệu quả, nội dung phải liên quan. Với email tự động, drip chỉ gửi cho những người đã thể hiện sự quan tâm.

Câu hỏi thường gặp về tự động hoá email marketing

Tự động hoá email đơn lẻ (single email automation) là gì?

Tự động hoá email đơn lẻ là dạng automation chỉ gửi một email. Trong khi nhiều chiến dịch được thiết kế theo chuỗi (email trước dẫn sang email sau), cũng có những email đứng một mình và vẫn mang lại giá trị. Email riêng lẻ gọi là “single email”, còn nhóm các email đơn lẻ liên quan với nhau gọi là “series”. Chọn loại email nào là bước quan trọng ngay từ đầu.

Single email phù hợp khi bạn không cần cả một chuỗi. Ví dụ: bạn gửi một email thông báo ưu đãi chỉ diễn ra trong 1 ngày. Nhưng nếu bạn đang “làm nóng” khách cho một đợt sale lớn kéo dài vài tuần, chuỗi email có thể phù hợp và thường hiệu quả hơn trong việc tạo lead và chuyển đổi.

Lợi ích lớn của single email là bạn không phải tạo quá nhiều email. Viết một email marketing thường dễ hơn nhiều so với xây một chuỗi 4 phần. Tuỳ nội dung, bạn cũng có thể không muốn gửi chuỗi—vì khách không muốn nghe về một ưu đãi đã hết hạn hoặc một sản phẩm đã hết hàng. Đôi khi, gửi một email duy nhất để tránh gửi nội dung không còn liên quan về sau là lựa chọn tốt hơn.

Còn những ví dụ use case tự động hoá email nào khác?

Email chào mừng là ví dụ rất phổ biến. Giả sử website của bạn cho phép người dùng tạo tài khoản: khi họ đăng ký, hành động đó kích hoạt email chào mừng, cung cấp hướng dẫn cơ bản để bắt đầu và kèm CTA để họ mua hàng hoặc khám phá một khu vực quan trọng trên website.

Tự động hoá email cũng hay dùng cho khảo sát và xin feedback. Feedback của khách là nguồn dữ liệu quý để cải thiện doanh nghiệp, và cách tốt nhất để có feedback là hỏi trực tiếp. Sau khi khách mua hàng hoặc dùng dịch vụ, bạn có thể dùng đó làm trigger để gửi email xin đánh giá. Càng có nhiều insight, bạn càng dễ điều chỉnh sản phẩm/dịch vụ theo nhu cầu thật.

Hầu như mọi giao dịch online đều đi kèm một dạng email tự động. Hãy nghĩ tới lần bạn mua hàng gần nhất—khả năng cao bạn nhận email cảm ơn và tóm tắt đơn hàng. Bạn có thể nhận thêm email khi đơn hàng được gửi đi, thường kèm mã tracking và ngày dự kiến giao. Những email này giúp dẫn khách đi qua phễu mua hàng và khiến họ cảm thấy yên tâm hơn.

Một số doanh nghiệp dùng email “tái tương tác” (re-engagement) để kết nối lại với khách lâu ngày không hoạt động. Ví dụ: một người có tài khoản nhưng vài tháng không mua hoặc không đăng nhập. Điều này có thể kích hoạt các chiến dịch tự động để thông báo rằng bạn “nhớ” họ và cập nhật sale/sản phẩm mới/coupon. Email tái tương tác rất quan trọng để giữ khách lâu dài, giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí thu hút khách mới.

Mọi website đều có onboarding, nhưng bạn không cần làm thủ công từng bước. Tự động hoá email giúp hướng dẫn khách mới xuyên suốt onboarding: dạy họ các bước cơ bản, dùng CTA để thúc đẩy hành động, hoặc giới thiệu đội ngũ. Use case còn rất nhiều, nhưng đây là những ví dụ phổ biến nhất.

Làm sao để email tự động không rơi vào spam?

Tránh spam bắt đầu từ việc không viết subject line “nghe như spam”. Subject là thứ đầu tiên người nhận thấy, và một số người có thể đánh dấu spam nếu subject nghe đáng ngờ. Ngoài ra, bộ lọc spam cũng có thể nhận diện subject dựa trên nội dung. Nếu subject toàn chữ IN HOA, từ ngữ quá “quảng cáo”, hoặc kiểu “RE:”/“FWD:”, khả năng bị đánh dấu spam sẽ cao hơn.

Bạn cũng cần tuân thủ các quy định email marketing liên quan, ví dụ như CAN-SPAM (2003). Các quy định này đặt ra những nguyên tắc để ngăn doanh nghiệp spam người nhận. Khi tạo email đơn lẻ hoặc chuỗi tự động, hãy đảm bảo bạn tuân thủ các quy định áp dụng.

Bạn có thể nhờ người đọc đưa email của bạn vào danh sách an toàn (whitelist) thay vì đánh dấu spam. Nhiều người mark spam chỉ để dọn inbox, và điều đó có thể ảnh hưởng xấu đến uy tín gửi của bạn. Càng nhiều người whitelist, doanh nghiệp của bạn càng “đáng tin” hơn trong vai trò người gửi.

Công cụ email/automation bạn chọn cũng ảnh hưởng tới nơi email “hạ cánh”. Nếu bạn muốn email ít rơi vào spam, hãy chọn một công cụ uy tín như Mailoodeer. Những nền tảng tốt thường hỗ trợ bạn tuân thủ quy định và tối ưu theo các bộ lọc spam, để email đi đúng nơi bạn muốn.

Cuối cùng, hãy xem lại HTML trong email nếu bạn bị rơi spam. HTML bị lỗi hoặc các phiên bản HTML không nhất quán có thể khiến email bị đánh dấu. Một số email client rất kén thẻ HTML, nên bạn cần đảm bảo không dùng những phần có thể gây lỗi. Nếu email của bạn rơi vào spam, hãy kiểm tra code và làm cho “sạch”.

Lưu ý: việc khắc phục để tránh spam có thể mất thời gian. Nếu trước đó nhiều email của bạn bị khách đánh dấu spam, uy tín gửi có thể cần thời gian để phục hồi. Với tự động hoá email từ Mailoodeer, bạn vẫn có thể xây email chất lượng cao và tối ưu việc vào inbox dễ hơn.

Bắt đầu xây dựng mối quan hệ với khách hàng

Tự động hoá email giúp bạn tìm đúng tệp, tương tác đúng cách và chăm sóc khách hiệu quả. Khác với chiến dịch thủ công, automation có thể chạy “ngầm” trong khi bạn tập trung làm những việc quan trọng hơn.

Với automation, bạn có thể gửi email cá nhân hoá cho từng người—từ khách mới ghé thăm đến người mua lại. Và khi kết hợp tự động hoá email với analytics khách hàng, bạn có thể tinh chỉnh targeting sau mỗi lần gửi, giúp doanh nghiệp tăng trưởng mà vẫn giữ được cảm giác “chăm sóc cá nhân”. Bạn cũng có thể tham khảo thêm thống kê email marketing theo ngành để theo dõi hiệu suất của mình.

Nếu muốn so sánh giải pháp, hãy xem bộ công cụ marketing automation miễn phí của Mailoodeer để đối chiếu với các lựa chọn khác trên thị trường.

Điểm chính cần nhớ

• Tự động hoá email dùng các quy tắc có sẵn để kích hoạt và cá nhân hoá nội dung theo hành vi (hoặc không hành vi) của khách.
• Giúp giải phóng thời gian bằng cách loại bỏ việc lặp, để bạn tập trung cho các việc giá trị hơn như chăm sóc khách hàng.
• Email cá nhân hoá, đúng lúc có thể cải thiện giữ chân, nuôi dưỡng lead và thúc đẩy doanh số.
• Giúp chiến lược marketing mở rộng quy mô, giữ tương tác nhất quán mà không cần tăng thao tác thủ công.