Đối tượng chính, đối tượng phụ trong email marketing cho sự kiện: tăng đăng ký, giảm no-show

Nếu bạn đang chạy email marketing cho sự kiện, bài toán thường xoay quanh 3 mục tiêu: tăng đăng ký, giảm no-show, và đưa người nhận thực hiện đúng CTA (đăng ký, add-to-calendar, vào phòng go-live). Bài này giúp bạn phân nhóm người nhận theo vai trò để viết nội dung “trúng người”, thay vì gửi một email chung cho tất cả.

Bạn sẽ có một quy trình thực chiến: xác định ai là đối tượng chính (người ra quyết định) và ai là đối tượng phụ (người ảnh hưởng), sau đó thiết kế chuỗi email theo mốc thời gian như nhắc 24h và nhắc sát giờ. Nếu bạn cần thêm template và playbook, hãy xem tài nguyên email marketing của Mailoodeer.

Và nếu bạn muốn nối email với dữ liệu khách hàng để đo lường và nuôi dưỡng sau sự kiện, hãy đọc CRM cho marketing: nền tảng để cá nhân hoá theo hành vi.

Khái niệm: đối tượng chính, đối tượng phụ và “khán giả ẩn” là gì?

Đối tượng chính là nhóm bạn muốn tác động trực tiếp để hoàn tất hành động: đăng ký, mua vé, duyệt ngân sách, hoặc xác nhận tham dự. Trong B2B, đây thường là người có quyền quyết định (manager/founder/HR/procurement).

Đối tượng phụ là nhóm không trực tiếp chi tiền hoặc duyệt, nhưng lại có ảnh hưởng mạnh đến quyết định của đối tượng chính. Họ có thể là người dùng cuối, nhân viên đề xuất giải pháp, đồng nghiệp rủ nhau đi, hoặc người “thổi lửa” khiến quyết định được đưa ra nhanh hơn.

Ngoài ra còn có khán giả ẩn: người được forward email, người đọc lại từ thread cũ, hoặc người xem nội dung qua ảnh chụp màn hình. Bạn không nhắm trực tiếp, nhưng vẫn nên viết rõ ràng, dễ share, CTA nổi bật.

Khi nào nên áp dụng cho event: theo loại sự kiện và tình huống

Webinar/Workshop (virtual/hybrid)

Event virtual/hybrid có lợi thế đăng ký nhanh, nhưng rủi ro no-show cao vì người nhận dễ quên. Đối tượng chính thường là người muốn học/giải quyết vấn đề; đối tượng phụ thường là người rủ đồng nghiệp hoặc share link cho team.

• Thông điệp cho đối tượng chính: lợi ích học được + agenda + CTA đăng ký + add-to-calendar.
• Thông điệp cho đối tượng phụ: “rủ team”, “gửi cho người quyết định”, kèm đoạn tóm tắt 3 gạch đầu dòng để forward.

Launch / go-live

Với launch, mọi thứ xoay quanh “đúng thời khắc”. Email phải làm rõ mốc go-live, giờ bắt đầu, link tham gia và khuyến nghị vào sớm 10–15 phút.

• Đối tượng chính: quyền lợi khi tham gia đúng giờ (demo live, ưu đãi, quyền truy cập sớm).
• Đối tượng phụ: nội dung “báo cáo nhanh” để thuyết phục sếp/đội mua hàng, tránh dài dòng.

Event nội bộ (training/all-hands)

Event nội bộ thường có người duyệt (HR/leader) và người tham gia (nhân viên). Bạn nên tách email: một bản nhấn “giá trị tổ chức” cho người duyệt, và một bản nhấn “được gì ngay” cho người tham gia.

Sự kiện cộng đồng / networking

Với networking, đối tượng phụ rất quan trọng: họ kéo bạn bè/đồng nghiệp đi cùng. Email nên có CTA phụ kiểu “mời thêm 1 người” hoặc “forward cho người phù hợp”.

Lợi ích: vì sao chia đúng nhóm giúp tăng đăng ký và giảm no-show?

Gửi một email chung cho tất cả thường khiến thông điệp nhạt. Chia nhóm giúp bạn nói đúng “động cơ” của từng người.

• Tăng đăng ký vì đối tượng chính thấy rõ lợi ích và lý do ra quyết định.
• Giảm no-show vì đối tượng đã đăng ký sẽ nhận mốc nhắc phù hợp (nhắc 24h, nhắc sát giờ).
• Tăng share/forward vì đối tượng phụ có “lý do để gửi” và có sẵn nội dung tóm tắt.
• Đo lường rõ hơn theo segment: email nào kéo đăng ký, email nào kéo add-to-calendar, email nào kéo tham dự.

Quy trình từng bước: cân bằng đối tượng chính và đối tượng phụ trong chiến dịch event

Bước 1: Xác định hành động đích (1 chiến dịch, 1 mục tiêu chính)

Trước khi viết, chốt một mục tiêu chính: đăng ký, tham dự go-live, hoặc giảm no-show. Mọi CTA và mốc gửi đều phải phục vụ mục tiêu đó.

Bước 2: Vẽ nhanh 2 chân dung (primary vs. secondary)

Bạn không cần persona dài. Chỉ cần trả lời 4 câu:

• Ai quyết (đối tượng chính) và họ sợ điều gì? (mất thời gian, không phù hợp, không ROI)
• Ai ảnh hưởng (đối tượng phụ) và họ sẽ thuyết phục bằng cách nào? (nhu cầu học, nhu cầu team, nhu cầu “đừng bỏ lỡ”)
• Họ hay dùng kênh nào để trao đổi? (email, Slack, Zalo, họp nhanh)
• Rào cản tham dự là gì? (quên lịch, trùng meeting, ngại vào muộn)

Bước 3: Tạo 2 phiên bản nội dung (khác góc nhìn, không nhất thiết khác toàn bộ)

Bạn có thể giữ cùng khung email, nhưng thay trọng tâm. Đối tượng chính cần “lý do ra quyết định”, đối tượng phụ cần “lý do để forward/rủ thêm người”.

Bước 4: Thiết kế lịch gửi theo mốc để giảm no-show

Lịch phổ biến (có thể rút gọn nếu event gấp): mời → social proof → xác nhận + add-to-calendar → nhắc 24h → nhắc sát giờ → go-live → follow-up.

Nếu event online, nhắc người nhận vào sớm 10–15 phút giúp giảm “vào muộn” và tránh lỗi kỹ thuật.

Bước 5: Phối hợp đa kênh nhưng vẫn có “một nguồn sự thật”

Social post, tin nhắn, và landing page có thể hỗ trợ. Nhưng email vẫn là kênh tốt để chốt mốc thời gian, link, và add-to-calendar.

Khi bạn có dữ liệu tập trung (tag/segment/lifecycle), việc phối hợp kênh sẽ dễ hơn rất nhiều. Nếu bạn đang xây nền dữ liệu này, tham khảo cách dùng CRM để theo dõi hành vi và phân nhóm người nhận.

Checklist nhanh trước khi bấm Send

• Segment đúng: đã đăng ký vs. chưa đăng ký tách rõ.
• Đúng giờ: múi giờ chuẩn, có nhắc 24h và nhắc sát giờ.
• CTA 1 mục tiêu: không để 3–4 nút cạnh nhau.
• Add-to-calendar: link hoạt động, hiển thị rõ sau khi đăng ký.
• Go-live link: test trên mobile, có link dự phòng nếu cần.
• Subject + preview: ngắn, rõ lợi ích, không bị cắt.
• Tracking: UTM/campaign name, đo open/click/registration/attendance.

Mẫu chuỗi email cho sự kiện

Dưới đây là chuỗi gợi ý 7 email (bạn có thể tăng/giảm tuỳ độ dài chiến dịch). Với virtual/hybrid, ưu tiên nhắc lịch để giảm no-show.

1. Email 1 — Mời tham dự: vấn đề + lợi ích + CTA đăng ký.
2. Email 2 — Dành cho đối tượng phụ: “forward cho người quyết định”, tóm tắt 3 điểm + ai nên tham dự.
3. Email 3 — Social proof: speaker, case, số liệu, lý do tin tưởng.
4. Email 4 — Xác nhận + add-to-calendar: gửi ngay sau khi đăng ký hoặc trước event 3–5 ngày.
5. Email 5 — Nhắc 24h: tóm tắt, link tham gia, chuẩn bị trước (thiết bị/đường truyền).
6. Email 6 — Nhắc sát giờ (1h/30 phút): cực ngắn, 1 CTA “Tham gia ngay”, nhắc vào sớm 10–15 phút.
7. Email 7 — Follow-up: recap, tài liệu/recording, CTA bước tiếp theo.

Mẫu subject lines (ngắn, có placeholder)

• {{Tên sự kiện}} bắt đầu lúc {{Giờ}} — vào sớm 10–15 phút nhé
• Nhắc 24h: {{Tên sự kiện}} + link add-to-calendar
• Go-live rồi: tham gia {{Tên sự kiện}} ngay ({{Giờ}})

Đo lường: metrics quan trọng để tối ưu event email

Đừng chỉ nhìn open rate. Với event, bạn cần đo theo phễu để biết “rớt” ở đâu.

• Open rate: phản ánh subject, nhưng không đủ để kết luận hiệu quả.
• Click rate: đo mức quan tâm thật (đặc biệt CTA đăng ký).
• Registration rate: số đăng ký / số gửi hoặc / số click (tuỳ cách bạn theo dõi).
• Add-to-calendar rate: chỉ số dự báo giảm no-show.
• Attendance rate: số tham dự / số đăng ký (mấu chốt).
• No-show: theo dõi theo nguồn và theo segment để biết nhóm nào cần nhắc mạnh hơn.

Xu hướng: cá nhân hoá theo hành vi sẽ là chuẩn mới

Inbox ngày càng đông, nên người nhận chỉ “scan” nhanh. Xu hướng hiệu quả là cá nhân hoá theo hành vi: đã đăng ký thì không nhận email mời nữa, mà nhận add-to-calendar và nhắc 24h.

• Behavior-based: mở/click/đăng ký → nhận nội dung khác nhau.
• Micro-CTA: add-to-calendar, save seat, remind me… giảm ma sát.
• Hybrid-first: email luôn rõ kịch bản virtual/hybrid, link, giờ, và cách tham gia.

Ý chính cần nhớ

Muốn tăng đăng ký và giảm no-show, bạn cần hơn một email mời. Hãy chia người nhận thành đối tượng chính và đối tượng phụ, rồi thiết kế chuỗi theo mốc: xác nhận, add-to-calendar, nhắc 24h, nhắc sát giờ, go-live và follow-up.

Nếu bạn muốn nuôi dưỡng lead sau sự kiện một cách có hệ thống (không dừng ở “gửi recap”), hãy tham khảo các playbook CRM cho hành trình sau sự kiện.

FAQ

Nên gửi nhắc 24h hay nhắc sát giờ là đủ?

Nếu event có đăng ký, nên có ít nhất nhắc 24h và thêm nhắc sát giờ (1h hoặc 30 phút). Với webinar virtual/hybrid, hai mốc này thường giảm no-show tốt hơn nhắc 1 lần.

Nhắc sát giờ gửi trước bao lâu?

Thực tế hay dùng là 60 phút hoặc 30 phút. Nên nhắc người nhận vào sớm 10–15 phút để tránh trễ.

Có cần tách nội dung cho đối tượng phụ không?

Nên tách khi quyết định nằm ở người khác. Chỉ cần một phiên bản ngắn dạng “forward-ready” (3 gạch đầu dòng + CTA) là đã đủ hiệu quả.

Email go-live nên viết dài không?

Không. Go-live email nên cực ngắn: giờ + 1 link + 1 CTA.

Next step

Bắt đầu với workflow tối thiểu: mời → xác nhận + add-to-calendar → nhắc 24h → nhắc sát giờ → follow-up. Sau đó tách segment theo hành vi để tối ưu dần.

Nếu bạn muốn chuẩn hoá dữ liệu khách hàng để automation chạy “mượt” hơn (tag, stage, nguồn lead), hãy đọc hướng dẫn thiết lập CRM để kích hoạt email theo hành vi và triển khai ngay trong Mailoodeer.